2023年的酒店RFP（投标请求书）企业价格谈判充满了挑战。
对于部分公司来说，2023年是他们自疫情以来第一次参与全面议价。根据差旅媒体和研究公司BTN在2022年底做的下一年企业酒店采购策略调查数据，当时在327名受访的企业差旅管理人士中，只有4%的受访者表示已经完成了2023年RFP流程，另外只有三分之一的受访者预计将可以按自己计划的时间完成该流程。
RFP是Request For Proposal（投标请求书）的缩写，通常每年进行一次，这一谈判时期是酒店供应商和企业或机构买家之间进行酒店采购谈判和协商的高峰期。在RFP季，企业或机构通常会评估他们的酒店/会议/餐饮/入住等需求，向酒店发送采购需求，以获取相应的报价。酒店收到RFP后会进行评估，并提供相关的报价方案。
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这是酒店业中繁忙且关键的时期，酒店竞争激烈，同时也是企业或机构选择合适的酒店供应商的重要时刻。RFP季具体的时间会因地区和行业而有所不同，不同的企业和机构也可能有自己特定的时间表和流程。
那么，2023年的RFP季为何会充满挑战？
对于许多酒店供应商来说，由于企业开始提案的时间太晚，他们没有足够的时间做准备。另一方面，供应商的差旅产品种类有限，有时难以满足差旅买家的需求，而且酒店开始会提供较有吸引力的价格，但是买家在谈判过程中仍会面临重重困难。
酒店运营成本的上升也是一个影响因素。酒店软件公司Hotel Effectiveness的数据显示，2021年3月至2022年3月，全服务酒店每间入住客房的劳动力成本同比上升26.8%，长住酒店同比上升14.4%，精选服务酒店的增幅为31.1%。酒店供应商表示，酒店需要根据市场价来制定企业协议价，从而抵消劳动力成本的上升。
在这种紧张的合作关系中，企业和酒店双方应该采用哪些策略，实现共赢？
价格本身不应该是策略，谈判才是
无论是供应商还是买家，双方在谈判过程中都会有不满。对于供应商来说，由于企业确定采购计划的时间较晚，他们准备提案的时间就相应地被缩短。无论这是否是企业的一种谈判策略，总会有酒店供应商愿意等待，希望买家能够提供更具体的信息。
万豪全球客户经理Dave Alston表示，很多人认为，如果买家晚些时候进行招标，供应商能够提出更多方案，整个提案过程也会变得更容易一些，但是有酒店高管表示，很多买家并没有明确的采购计划，而供应商面临数据不足和提案交期短的双重挑战，这最终会加大供应商制定提案的难度。
从买家的角度来看，如果酒店一味地通过涨价来刺激企业给出回复，也无法达到理想的合作效果。有人表示，提高价格不应该是策略，谈判才是策略。差旅管理公司Tripbam的酒店解决方案执行副总裁David Mollov表示，在理想情况下，谈判是普遍做法，但是双方要有更明确的目标，以及大量的数据支撑。全球销售管理人员面临的挑战是提供解决方案，而提案过程中的一个难点是，要根据上千家酒店的信息进行谈判。
对供应商来说，之前疫情带来的间接好处是，在当时价格普遍下降的情况下，更多买家愿意接受动态价格。凯悦酒店集团全球销售总监Susan Bingham表示，在差旅市场，要恢复采用静态价格机制变得更加困难，因为酒店对于能够享受静态价格的业务设置的门槛更高。
对此，有买家作出回应，酒店可以直接说明情况，而不是花费大量时间进行谈判。
买家还提到，全球分销商与当地差旅市场的实际情况之间可能存在脱节的问题，因为制订整体战略的往往是酒店管理公司，而差旅市场各地的实际情况可能会有所不同。
了解市场
BCD Travel旗下差旅咨询公司Advito副总裁兼全球酒店业务负责人Laura Kusto表示，差旅买家需要了解每个城市的具体情况，以主要差旅目的地2019年的预订量为参照，比较目前的复苏情况，以此了解潜在库存和供需关系。
以美国市场为例，芝加哥、圣地亚哥和达拉斯等城市的需求量很大，最佳价格（BAR）从2021年到2022年有显著增长，在这种情况下，了解价格涨幅非常重要，但是差旅买家的目标仍然是，在上调价格的同时拿到低于BAR的价格。如果酒店供应商希望提升协议价，而且增幅超过BAR，那么差旅买家就应该努力谈判，拿到最优惠的价格。
在亚太市场，2022年的BAR低于2021年，酒店供应商要想提高协议价，差旅买家都不会接受。
差旅买家不仅要了解市场，也要知晓酒店供应商的运营情况。虽然有很多关于酒店运营成本上涨和人员不足的消息，但实际上，有些酒店已经在复苏甚至实现增长。
虽然不可能掌握所有酒店的情况，但差旅买家需要了解核心市场的复苏情况，与酒店供应商进行深入交流并进行讨论。
制定灵活的定价方案
部分酒店高管表示，提案过程中会出现“混合”方案，酒店会根据地区、市场、经济环境和出行目的等因素，并综合采用动态定价、价格上限和静态定价等策略，制定出“混合”方案。
Alston表示，通过这种方式，合作伙伴就不会对传统的固定价格过渡性提案有所抵触。Bingham也表示，酒店高管在疫情期间与合作伙伴密切合作，制定了动态定价模式。
BCD Travel旗下差旅咨询公司Advito的数据显示，2021年仅有13%的企业客户接受动态定价，到了2022年，这一比例达到39%，同比上升了26个百分点。Advito表示，将动态定价设为永久更新状态，并向酒店解释原因，能够为双方带来好处。从长远来看，企业可以节省资金，无需每年发送提案，除非有一方希望重新商定折扣和权益。
业内专家认为，无论经济环境是否稳定，精心策划的方案必然对所有参与方都有益处，但它也需具备灵活性。美国酒店集团Choice Hotels的旅游业务合作伙伴负责人AngeLis Davidson表示，这是酒店致力于与客户建立合作伙伴关系，提出混合定价策略的原因，灵活、合作和定期沟通是关键。
明确目标，撬动杠杆
Advito表示，为避免损失，差旅买家应该在酒店供应商提案之前就主动给出目标价格，而不是让供应商先出价。BCD每个月都会通过第三方供应商研究数十万家酒店的价格数据，以掌握市场和酒店房价恢复情况。通过对目标价格进行基准比较，差旅买家可以告诉酒店业主能够达成交易的条件。这种以数据为支撑的策略，能够确保目标价与市场保持一致。
Advito还表示，排名前10%的酒店占据了企业在酒店方面总支出的65%。更具体来说，前5%的酒店就已经占了企业50%的酒店消费支出，所以企业应该集中精力就这些酒店进行谈判。紧随其后的5%的酒店，其占据企业支出的占比为15%，企业买家应该对这些酒店进行动态定价谈判，争取获得比连锁酒店更有竞争力的折扣。
拥抱新策略
随着酒店行业格局发生重大转变，差旅买家应该尝试采用新策略，适应变化并保持竞争力。
采用非常规周期：Advito的数据显示，有近三分之一的差旅买家开始采用非常规周期，例如，用4月至次年3月，或6月至次年5月作为一年的周期，取代1月至12月的常规周期。Advito预计，市场今年会回暖，而且差旅买家可以避开提案高峰期。
全年监控价格：Advito预计，2023年的休闲需求将下降，差旅买家将获得更多的议价主动权，并有机会重新协商价格，因此确保价格具有竞争力也变得尤为重要。
勇于革新：传统的采购主要涉及大型项目，而且大多是静态价格。针对关键市场中的顶级酒店，尽管这些项目规模相对较小，但需要更周全的考量。差旅买家应该勇于创新，同时采用静态价格和动态价格。酒店也支持这种方法。
展示忠诚度：对于需求量较小的企业，可以采用的策略是展示其交付给酒店的业务占比。例如，当企业告诉酒店供应商，他们在特定城市有80%的需求都需要该酒店来承接，那么酒店供应商就会意识到，虽然该企业不是最大的客户，但忠诚度很高。
参考资料：1.After an Arduous Hotel RFP Season, Lessons Learned. (BTN)2.Prepare your corporate travel hotel program for an effective 2023 RFP. (ADVITO)3.How to maintain a competitive corporate hotel program in 2023. (ADVITO)
